Dalam mengonlinekan artikel di eJournal Prodi, mahasiswa diwajibkan mengonlinekan file yang berekstensi doc (atau docx atau file doc versi Open Office) dan PDF. Dalam kaitan ini, ada artikel doc dan pdf yang walaupun disubmit/diupload dengan benar (identifier/permalink benar) tapi tidak bisa diakses (error). Setelah ditelusuri, hal ini karena nama filenya terlalu panjang (nama file sama dengan judul skripsi/artikel). Dalam pada itu, semua spasi dalam judul dikonversi (terubah otomatis) menjadi %20. Kedua, ada juga yang bertanya kemana file doc kami yang disubmit/diupload?

Penamaan File
Kadang-kadang teks atau file bisa tampil bagus atau diakses normal di browser tertentu, tapi tampilannya jadi lain atau bahkan filenya tidak bisa diakses di browser lain.  Isu ini berhubungan dengan isu Cross Browser (akses antar browser). Dengan demikian, file mesti mesti dibuat agar Cross Browser atau bisa diakses normal di browser-browser lain. Ada beberapa tips agar file yang  diajukan (disubmit/diupload) menjadi cross browser:
1. Buat nama file dengan huruf kecil semua
2. Tidak ada spasi dalam nama file tersebut (spasi diganti dengan underscore atau garis bawah).
3. Nama file tidak terlalu panjang (lima kata cukup atau max 5 kata). Kata pertama berisi prodi (ip, an, dsb), kata kedua berisi nama mahasiswa (nama depan atau belakang), kata ketiga, keempat, dan kelima  (berhubungan dengan judul atau kata kunci dalam judul).

Contoh nama file ejournal yang cross browser:
an_sumarni_pembedayaan.doc (tiga kata tanpa spasi)
an_sumarni_pembedayaan.pdf (tiga kata tanpa spasi)

ip_budi_good_governance.doc (empat kata tanpa spasi)
ip_budi_good_governance.pdf (empat kata tanpa spasi)

ilkom_joni_pengaruh_iklan_politik.doc (lima kata tanpa spasi)
ilkom_joni_pengaruh_iklan_politik.pdf (lima kata tanpa spasi)

Keberadaan File Doc
Sebagaimana disebutkan di atas, ketika mengupload/mengonlinekan file, mahasiswa diminta mengupload dua jenis file, yakni file doc dan pdf. Namun, file yang akan ditampilkan secara permanen di eJournal adalah file pdf saja. Dengan kata lain, link ke file doc tidak akan ditampilkan. Untuk itulah, kalau mahasiswa melihat bahwa file doc-nya tidak ada di data eJoural yang submit, itu berarti  Administator eJournal sudah tidak menampilkan file doc-nya (filenya tidak hilang, hanya tidak ditampilkan).